Следует признать, что по меркам развитых стран уровень управления запасом в нашей стране достаточно низок. В период «нефтяного изобилия» об эффективности в России мало кто задумывался всерьез. Вопрос о том, как эффективно управлять запасом сегодня, когда маржинальный доход от деятельности предприятий снижается, доступ к заемным средствам ухудшается, а конкуренция растет, приобретает первостепенное значение.
Традиционные аналитические модели опираются на трех «китов»: во-первых, на АВС-анализ, во-вторых, на формулу оптимального заказа EOQ (economic order quantity), и, наконец, на предположение, что все случайные процессы можно описать нормальным распределением (распределением Гаусса). С помощью этих моделей в прошлом веке был достигнут значительный прогресс в управлении товарным запасом. Если учесть, что сто лет назад не было современных компьютеров и на сложные вычисления требовалось очень много времени, а рассмотренные модели весьма просты, они по праву считаются классическими. Сегодня эти модели могут быть превосходным учебным материалом, на практике же они выглядят несколько архаично.
Хотя следует с грустью признать, что из современных российских логистов мало кто освоил и эти «премудрости». В условиях, когда вопрос оптимизации бизнеса за счет инноваций и современных технологий стоит особенно остро, мы встретились с Петром Ваньяном, к.ф.-м.н. председателем Совета директоров компании Inventor Soft, с которым обсудили текущее состояние дел в данном сегменте рынка и особенности системы Inventor.
- Какие, на ваш взгляд, перспективы систем управления запасами в России и какое место на этом рынке занимаете Вы?
- Современная компьютерная техника позволяет решать задачу управления товарным запасом корректно и на принципиально более высоком уровне, чем раньше. Эра быстродействующих настольных компьютеров открыла новые, доселе невиданные возможности для управления запасами, в полной мере пока еще плохо осознанные. Объективной причиной тому служит незрелость российского рынка, а субъективной - недостаточная математическая грамотность персонала коммерческих предприятий. Сегодня невозможно разрабатывать методы управления запасом, не имея хорошей математической подготовки. Кроме того, необходим опыт работы в складском и торговом бизнесе. Сочетание всех этих качеств позволило нам предложить новый подход и реализовать его в уникальном программном продукте - системе автоматизированного управления запасом Inventor, аналогов которому не находится пока что ни у нас в стране, ни за рубежом.
- Какие основные требования Вы бы возложили на современную систему управления товарным запасом?
- Первостепенная задача - автоматизировать процесс закупки на основе четко сформулированной цели и на базе финансово-экономической оптимизационной модели, т.е. дать закупщику в руки высокотехнологичный инструмент. Другая цель внедрения современной системы управления товарным запасом - это дать руководителю, менеджеру возможность объективного контроля над ситуацией в закупках. В результате проведения оптимизации системы УЗ для каждого SKU находятся наилучшие, т.е. соответствующие оптимуму по прибыли, характеристики запаса (оборачиваемость, уровень сервиса, издержки по типам издержек, объем дефицита, количество поставок за период и т.д.). Например, если для какого-то товара оптимален 95%-ный уровень сервиса, а фактически его значение не опускается ниже 99,9%, то это повод проанализировать рациональность использования ресурсов: финансовых, складских и др. Такие же вопросы должны возникать у руководства компании при отклонении любого контрольного параметра, причем как в «худшую», так и в «лучшую» сторону. Для многих специалистов по УЗ такая постановка вопроса кажется ересью, но опыт подтверждает истину: нельзя добиться оптимума, оптимизируя вспомогательные параметры. Необходимо твердо помнить о цели оптимизации системы УЗ - получении максимальной прибыли!
- Расскажите, пожалуйста, кратко о корнях системы Inventor, когда всё началось?
- Первые задумки появились еще в 1998 году при работе в отделе закупок крупного на тот день фардистрибьютора. Подходы и идеи, которые заложены в Inventor - это успешное сочетание физико-математического «бэкграунда» и опыта работы в реальном секторе. Эту работу мы начинали в реальном секторе экономики и нам хотелось аргументированно ответить на следующие вопросы: в какой момент заказывать товар и сколько заказывать по каждой позиции. Также нам хотелось получить возможность оптимального управления ассортиментной политикой, иметь инструментальную поддержку закупки.
Руководство компании хотело получить возможность объективного контроля параметров управления запасом. К реализации системы для открытого рынка мы приступили в середине 2007 года. Летом 2008 г. зарегистрирован патент на информационную систему Inventor и ее модули.
- Какие задачи решает система и что лежит в основе оптимизации?
- Основой оптимизации является финансово-экономическая модель. Для каждой ассортиментной позиции необходимо получить ряд коэффициентов, характеризующих ее финансовую эффективность (доходность на штуку, стоимость хранения штуки в сутки, стоимость пополнения штуки). Главной целью системы является оптимизация прибыли предприятия. Опираясь на характеристики спроса и параметры финансовой модели, Inventor математически корректно определяет состояние многономенклатурной системы, обеспечивающее максимум прибыли. Для каждого SKU находятся параметры управления, которые определяют, когда (при каком остатке) и в каком количестве следует делать заказ. То есть для каждой позиции определяются параметры управления в рамках гибкой пороговой стратегии.
- Всегда ли удается убедить заказчика в том, что цель оптимизации запасов состоит именно в максимизации прибыли?
- Существуют определенные «мировоззренческие» проблемы при взаимодействии с заказчиками при переходе на новые технологии Inventor Soft. Существуют «продвинутые» предприятия, которые задумываются об эффективности своего бизнеса. Они уверенно оперируют параметрами типа «уровень сервиса» или «оборачиваемость товарного запаса», классифицируют и группируют его в духе простейшего АВС-анализа. В результате для разных групп товара экспертно определяются нормативные параметры: уровень сервиса, оборачиваемость, страховой запас в днях продаж и т.п. Одним словом, такие компании идут в правильном направлении, но дедовскими методами.
В системе Inventor мы не делим товары по группам, а рассматриваем весь ассортимент комплексно и для каждой SKU находим оптимальное решение, не задаваясь, например, оборачиваемостью и не пытаясь ее «оптимизировать». Еще раз подчеркну, что никакое значение коэффициента оборачиваемости целью бизнеса не является, цель - это прибыль, а оборачиваемость - это просто вспомогательный расчетный параметр. Максимальная прибыль для ассортиментной линейки товаров определяется всеми составляющими бизнеса: стоимости хранения, пополнения, дефицита, транспорта, кредитных денег, средств, которые вам предоставил поставщик в виде стоимости кредиторской задолженности, средств, которые вы в свою очередь передали клиенту в виде дебиторской задолженности; стоимости заемных денег и т.п.
Не задаваясь нормативным уровнем сервиса по товарным позициям, для каждой из них мы находим оптимальный параметр управления, определяющий, когда и в каких количествах товар нужно восполнять, заказывать. При этом учитываются все детали бизнес-процесса, включая, например, случайность времени доставки. Система Inventor решает задачу автоматизации процесса закупки, то есть дает инструмент, который уже не на субъективном уровне, не экспертно, а на основе точного расчета определяет момент и объем закупки.
- Что вы понимаете под эффективным управлением товарным запасом и что такое финансовая модель в вашей трактовке?
- Эффективное управление товарным запасом состоит в экономической оптимизации, а мерилом эффективности является прибыль. В системе Inventor целевой функцией является чистая прибыль компании в единицу времени, а решение задачи состоит в определении параметров, при которых эта функция достигает максимума. Алгоритм быстрого «перебора» управляющих параметров составляет ядро оптимизационной процедуры.
Когда мы говорим об эффективности управления товарным запасом, то имеем ввиду максимизацию чистой прибыли предприятия в той части, в которой эта прибыль зависит от управления товарным запасом. Одна из составляющих работы по увеличению эффективности управления запасом - корректная финансовая модель предприятия. Все текущие бизнес-процессы на предприятии нужно рассмотреть с точки зрения расходов, связанных с управлением товарным запасом. Это и стоимость хранения товарного запаса, и затраты на его пополнение, и издержки от дефицита в виде недополученной прибыли (с учетом дополнительных штрафов за отказ в обслуживании).
Все процессы в цепи поставок: транспорт, аренда зданий и оборудования, затраты на персонал, закупочная деятельность, организация продаж, проценты по кредитам, кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, налоги и т. д. - должны найти адекватное отражение в финансовой модели. Корректная модель должна абсолютно точно, в рублях, показывать, насколько уменьшаются издержки при увеличении товарного запаса, насколько увеличивается стоимость хранения, снижаются издержки от дефицита и т.п.
- Является ли ваш подход к решению задач управления запасом вашим «ноу-хау»?
- Отнюдь. В постановке этой задачи нет ничего нового, еще в шестидесятые годы ХХ века Ю.И. Рыжиковым написаны классические труды по управлению запасом, а в 2001 г. Вышла его книга, которую мы бы рекомендовали всем, кто интересуется этим вопросом. Попытки реализовать теорию на практике явно опередили свое время. Отсутствие удобных и быстрых вычислительных машин, а также, что еще важнее, отсутствие естественных бизнес-мотиваций в обществе тотального дефицита не позволило воплотить на практике теоретические разработки. В наше время существует масса инструментов, доступных как по цене, так и по уровню квалификации пользователя. Прикладной математикой разработаны очень мощные алгоритмы, а современная компьютерная техника позволяет проводить расчеты весьма оперативно. Все сказанное имеет самое непосредственное отношение к управлению товарным запасом.
- Без сомнения, управление запасами - это очень сложная задача и поэтому ее часто в нашей стране стараются решить упрощенными методами. Правда ли это?
- Существует убеждение, что сложная задача не может иметь адекватного математического воплощения. Такого мнения придерживаются те, к то не способен в силу различных причин применить к практической проблеме соответствующий математический аппарат. Однако, на мой взгляд, это в корне неверно. Актуальность афоризма «нет ничего более практичного, чем хорошая теория», приписываемого Л. Больцману, с годами только увеличивается. Руководители, которые считают, что их «уникальный» бизнес может делаться только «уникальными» людьми, частенько не только не владеют современными методами работы (что не удивительно), но (что удивительно) абсолютизируют свое, зачастую устарелое, представление о возможностях науки именно в приложении к их конкретному бизнесу. С появлением современной компьютерной техники, с усилением рыночной конкуренции и приходом «технарей» в бизнес тема управления запасом обрела «второе дыхание». Появились новые возможности, позволяющие решать проблемы эффективности использования ресурсов на уровне, который еще совсем недавно считался фантастическим.
- С какими системами Вы конкурируете, ведь на рынке присутствуют и другие поставщики SCM-решений. Серьезные западные системы также заявляют о наличии у них модулей оптимизации.
- Мы не относим нашу систему напрямую к классу SCM. Скорее ее можно отнести к системам более узкого профиля - IOS (inventory optimization suite). С уверенностью готов отметить, что даже в очень крупных европейских и американских информационных системах отсутствуют такие модули оптимизации, которые реализованы в Inventor. Это модуль для однопродуктовой оптимизации Inventor® Optimizer и модуль Inventor® R.Optimizer - оптимизация при наличии ресурсных ограничений. Сегодня мы ведем переговоры с несколькими крупными поставщиками SCM-систем на предмет интеграции крупных ERP и SCM и системы Inventor.
- В каких отраслях бизнеса ваша система наиболее применима?
- Наибольший интерес она представляет для компаний-дистрибьюторов многономенклатурного ассортимента товаров массового спроса. К основным отраслям наилучшей применимости нашей системы я бы отнес фармацевтическую отрасль, продукты питания и бытовые товары, автомобильные запчасти. На сегодня у нас наибольший опыт работы в фармацевтической отрасли, как в опте, так и в рознице.
- Существуют ли ограничения по длине номенклатурного списка, с которым работает система?
- Номенклатурных позиций, которыми необходимо управлять в дистрибьюторском бизнесе, как правило, 10-20 тысяч ед., а в некоторых случаях ассортимент компании может доходить до 100 и более тысяч SKU (stock keeping unit). Это осложняет задачу, но тем не менее, современная компьютерная техника при использовании «продвинутых» алгоритмов позволяет с ней справиться. Поскольку задача оптимального управления многономенклатурным товарным запасом решается при случайном спросе, для каждой товарной позиции нужно восстановить реальную статистику движения ее запасов. Это то, что отличает нашу методику расчета от традиционного подхода, если и учитывающего случайность в спросе (в отличие от совсем простеньких детерминированных моделей), то в предположении, что распределения вероятностей для спроса являются нормальными.
- Предположение о нормальном распределении спроса, на ваш взгляд, неверно? Какие распределения спроса используются в вашей системе?
- Такое предположение сплошь и рядом не выдерживает критики. Особенно это наглядно проявляется в торговле товаром редкого или эпизодического спроса, что характерно, например, для фармацевтической розницы: в аптеках продается товар, который запрашивается в большинстве случаев не чаще 1-2 раз в месяц. При оптимизации в системе Inventor используется эмпирическое распределение вероятностей спроса, т. е. то распределение, которое наблюдается в действительности, без дополнительных гипотез.
- Идеальная стратегия управления - это отлично. Но наверняка бизнес вносит свои коррективы и ограничения. Каким образом бизнес-ограничения учитываются в системе Inventor. Например, ограниченный размер склада или нехватка финансов?
- При оптимизации товарного запаса прежде всего находится «абсолютный» оптимумом без ресурсных ограничений. Такое решение позволяет рассчитать объем любых ресурсов, обеспечивающих его реализацию. Может случиться, что для данного бизнеса оптимальным окажется склад в два раза больше существующего. Значительное увеличение площадей возможно далеко не всегда, особенно за короткое время.
Проектирование и строительство склада редко укладываются в 2 года. Как правило, сроки строительства существенно затягиваются по самым разным причинам - от банальной нехватки финансов до трудностей административного порядка. Однако и «урезать» все параметры вдвое на том основании, что «у нас есть тот склад, который есть», абсолютно ошибочно с точки зрения эффективности: какие-то SKU в рамках наложенных ограничений следует вообще выводить из ассортимента, а для других SKU изменение параметров управления может быть минимальным.
В этом случае задача оптимизации формулируется так: какие параметры управления обеспечивают максимальную прибыль с учетом заданных ресурсных ограничений? В рассмотренном примере таким ограничением может быть вместимость склада в кубометрах. Другим ограничением может стать сумма денежных средств, «замороженная» в товаре. Для условий расширяющегося финансового кризиса нами разработана модель, оптимизирующая прибыль при ограничении на объем заемного капитала. В системе Inventor может быть учтено произвольное ограничение на любой ресурс, а также любая комбинация из ресурсных ограничений. При таком подходе мы обеспечиваем корректное решение практических задач, которые, как показывает опыт, всегда имеют ресурсные ограничения.
- Какие основные трудности внедрения современной системы управления запасами ожидают заказчика и поставщика решения?
- Внедрение новых технологий всегда сопровождается определенными трудностями. В оптимизации запасов содержится большой экономический потенциал, но в то же время внедрение «продвинутой» программы весьма трудоемко. Как и в любом IT-внедрении необходимо преодолеть «сопротивление среды», что возможно только при полном взаимодействии и взаимопонимании между поставщиком решения и клиентом. Для внедрения, прежде всего, необходимы корректные данные по движению товара в компании. Любая автоматизированная система управления критична к ошибкам, внесенным при вводе первичной информации. Оптимизационные системы, управляющие моментом и объемом закупки, вдвойне критичны к качеству исходных данных.
К проблемам субъективного характера при внедрении системы Inventor в основном относится некачественное ведение баз данных на предприятии. Сплошь и рядом приходится сталкиваться с различными несанкционированными корректировками первичных данных. Другим распространенным случаем является некорректное ведение справочников, в частности, справочника товаров. Бывает, что один и тот же товар заносится несколько раз под разными кодами. По названию товара человек ориентируется легко, но программа оперирует кодами и таких возможностей лишена. А бывает, что различный товар заносится на один код, потому что кому-то «так удобнее». Такие проблемы может разрешить только человек, автоматизированная система здесь бессильна.
- Какова роль человека при использовании Inventor?
- В компании Inventor Soft мы придерживаемся точки зрения, что человек должен заниматься только трудно формализуемыми вопросами, которые нельзя поручить машине. Он обязан вносить корректировки, которые компьютер сделать не в состоянии. Но то, что можно поручить компьютеру, нужно ему поручить.
- Каковы ваши успехи на сегодняшний день?
- Опыт апробации системы Inventor показал, что резервы эффективности в управлении товарным запасом как в оптовых, так и в розничных компаниях, просто колоссальны. Так, например, в сетевых аптеках уже на этапе апробации системы Inventor количество пополнений сократилось втрое в течение месяца. Это позволило разгрузить распределительный центр сети и высвободить время аптечных работников для более качественного обслуживания покупателей. В той же аптечной сети в течение месяца использования системы Inventor уровень клиентского сервиса увеличился с 85% до 98%, т.е. процент отказов уменьшился в 7 раз! Оборот аптек сети в среднем увеличился на 15%, а чистая прибыль аптеки увеличилась почти вдвое. Кроме прямой выгоды использования сис темы Inventor выяснилось, что аптеки обладают существенным резервом по количеству обслуживаемого ассортимента. Увеличение ассортиментного списка аптек приводит к увеличению оборота аптеки за счет привлечения и удержания новых покупателей, а также повышения их лояльности.
- Вы упомянули аптечную розницу, а есть ли результаты на дистрибьюторских складах?
- Прекрасные результаты показала апробация система Inventor на оптовом складе регионального фармацевтического дистрибьютора с оборотом около 200 млн. руб./мес. За счет эффективного управления товарным запасом во время периода апробации, который пришелся на начало финансового кризиса, компании удалось удержать оборот. Складской запас в течение двух месяцев был сокращен более чем на 40%., что дало не только прямую экономию более 1.000.000 руб./мес. на процентах, но и позволило сохранить бизнес при обвальном сокращении объема кредитов. При резко сократившемся товарном запасе удалось повысить уровень обслуживания и не допустить дефицита. В результате проведенной с помощью системы Inventor оптимизации управления товарным запасом чистая прибыль компании увеличилась на 60%!
Даже приближение к оптимальному управлению на начальном этапе внедрения обеспечивает дополнительную прибыль, исчисляемую миллионами рублей в месяц, поэтому система Inventor полностью окупается уже за один-два месяца использования!
- И последний вопрос. Я знаю, что ваша компания уже более 5 лет занимается профессиональным консалтингом в области логистики и проектирования складов. Какое место Inventor занимает в проектировании складов?
- Сегодня качественное, т. е. эффективное проектирование склада невозможно без опоры на технологии управления запасом. Оптимальная технология управления запасами диктует требования для склада, такие как вместимость, пропускная способность, спецификация оборудования и т.д. При грамотном управлении запасом потребность в складских площадях, как правило, оказывается существенно меньше, чем планировалось ранее, что значительно уменьшает издержки предприятия.